Autorin:
Monika-Christine Zechmeister, BA
Komplexer werdende Anforderungen sowie das stetige Wachstum waren Anlass, dass die UNTHA shredding technology GmbH, deren hochwertige Zerkleinerungsmaschinen weltweit für verschiedenste Anwendungsbereiche im Einsatz sind, nicht nur Unternehmensprozesse anpassen sondern auch die Systemlandschaft auf den neuesten Stand der Technik bringen wollte. Für eine erfolgreiche Umsetzung des ERP-Projekts war es für den Salzburger Maschinenbauer wesentlich, ein erfahrenes sowie kompetentes Beratungsunternehmen als Partner an der Seite zu haben. Wie dieses interessante ERP-Projekt erlebt und umgesetzt wurde, erzählen Thomas Hofer (Leiter für IT und Prozessmanagement der UNTHA shredding technology GmbH), Ender Hancioglu (Prokurist und Vertriebsleiter der schrempp edv GmbH) und Johannes Keckeis (Consultant der SIS Consulting GmbH) im Interview.
Mit Tochterunternehmen in den Vereinigten Staaten, in Großbritannien, Polen und Deutschland sowie einem großen Vertriebsnetz ist das 1970 gegründete Unternehmen heute in mehr als 40 Ländern vertreten. Entwickelt, produziert und montiert werden die robusten Zerkleinerungsmaschinen am Firmenstandort in der Salzburger Gemeinde Kuchl. 90 Prozent der Produktion gehen in den Export. Die Maschinen werden unter anderem bei der Rückgewinnung von Wertstoffen für das Recycling, für die Verwertung von Rest- und Altholz sowie für die Aufbereitung von Abfällen zu Sekundärbrennstoffen eingesetzt. UNTHA zählt damit zu den bedeutendsten Herstellern der Branche, die einen wertvollen Beitrag zu Ressourcenschonung und Verwertung von Müll leisten. In diesem zukunftsträchtigen Markt ist es von hoher Bedeutung stets am neuesten Stand der Technik zu sein. Da dieser Anspruch auch für die firmeneigene Systemlandschaft gilt und nach 25 Jahren mit dem alten ERP-System ein größerer Releasewechsel anstand, entschloss man sich im Frühjahr 2017, intern die aktuelle Situation zu evaluieren. Dies war zugleich der Startschuss für das Projekt „UNTHA fit4future“, erzählt Thomas Hofer, Leiter IT und Prozessmanagement bei UNTHA. Mit Unterstützung des in ERP-Projekten erfahrenen Beratungsunternehmens, SIS Consulting GmbH wurde das ERP-Projekt in zwei Phasen gegliedert. So widmete man sich zuerst mit einer Ist-Analyse der gründlichen Evaluierung aller Unternehmensprozesse sowie der Strategieplanung und anschließend der Sollkonzeption sowie der Systemauswahl, bei der mehrere in Frage kommenden ERP-Anbieter ihre Lösungen im Rahmen von Prozess-Auswahl-Workshops präsentierten. UNTHA entschied sich für SIVAS von der schrempp edv GmbH, mit dem schließlich in Phase 2 die Implementierung des neuen ERP-Systems umgesetzt wurde. Mit dem neuen ERP-System arbeiten aktuell circa 140 Personen im Unternehmen und die Resonanz ist laut Thomas Hofer sehr gut. Für das Jahr 2022 ist die Anbindung der Tochterunternehmen an das neue ERP-System vorgesehen.
Im Interview:
- Thomas Hofer, Leiter IT & Prozessmanagement der UNTHA shredding technology GmbH
- DI Ender Hancioglu, Prokurist & Vertriebsleiter der schrempp edv GmbH
- Mag. Johannes Keckeis, Senior Consultant der SIS Consulting GmbH
Warum musste bzw. wollte sich Ihr Unternehmen neu orientieren und wie sind Sie dabei konkret vorgegangen?
Hofer: Wir sind in den letzten Jahren stark gewachsen und die Anforderungen wurden immer komplexer. Dadurch haben die Prozesse nicht mehr gepasst und unsere Systemlandschaft war teilweise nicht mehr am aktuellen Stand. Da wird beim damaligen ERP vor einem größeren Releasewechsel gestanden sind und auch nicht mehr so zufrieden mit unserem Partner waren, nahmen wir das im Frühjahr 2017 als Anlass, um intern die aktuelle Situation zu evaluieren. Das war zugleich der Startschuss für das Projekt „UNTHA fit4future“. Uns war von Anfang an klar, dass wir uns für dieses so wichtige Unterfangen einen Partner suchen, der auf diesem Gebiet große Erfahrung und Kompetenz hat, und der uns bei diesem komplexen Thema unterstützen kann. Mit der SIS Consulting GmbH haben wir einen kompetenten Partner gefunden haben, mit dem wir dieses Projekt umsetzen wollten. Gemeinsam mit SIS wurde die Vorgehensweise abgesteckt und die Projektphasen mit groben Terminen definiert. Das Projekt wurde in die zwei Phasen „ERP-Evaluierung“ und „ERP-Implementierung“ unterteilt, und in der Phase 1 der „ERP-Evaluierung“ wurden wir von der SIS Consulting GmbH begleitet und unterstützt. Die „ERP-Implementierung“, wurde dann gemeinsam mit unserem ERP-Partner abgewickelt. Das gesamte Projekt dauerte 2 ½ Jahre und war eine extrem intensive Zeit für alle Projektbeteiligten.
Im Auswahlverfahren wurden Systeme verschiedener Anbieter präsentiert. Was sprach für die gewählte ERP-Software und wo sehen Sie deren
Stärken?
Hofer: Unser jetziger Partner, die Firma schrempp edv GmbH, hat sich bei der Anbieterpräsentation ihrer Software SIVAS.ERP und bei den Prozessworkshops mächtig ins Zeug gelegt und dadurch zusätzlich zum funktionellen Umgang die teilnehmenden Key User und Entscheidungsträger aus dem Managementteam überzeugt. Das und der hohe Erfüllungsgrad unserer Anforderungen haben letztlich dazu geführt, dass die Entscheidung klar zugunsten ihrer Software mit Spezialisierung auf den Maschinen- und Anlagenbau gefallen ist. Das System ist sehr flexibel und kann relativ einfach konfiguriert und an bestimmte Anforderungen angepasst werden. Gerade die Problematik der wachsenden Stückliste und die die daraus resultierenden Anpassungen an die Aufträge in der Projektabwicklung können wir sehr gut damit abbilden. Die erzeugten Projektstrukturen bieten uns ein schnellen und gesamtheitlichen Blick auf unsere Maschinenakten und erleichtert uns dadurch in vielen Bereichen das Arbeiten sehr. Mit SIVAS können wir alle für uns relevanten Prozesse abbilden und auch die Anbindungen an unsere Finanzsoftware BMD und an unser PDM-System von ProFile waren problemlos. Natürlich gibt es bei dem einen oder anderen Prozess noch Optimierungsbedarf. Einige diese Optimierungen bzw. Erweiterungen wurden in der Zwischenzeit auch schon gemacht oder teilweise sogar in den Standard übernommen. So eine Software muss sich ständig weiter entwickeln und den Bedürfnissen am Markt anpassen. Die Roadmap der schrempp edv GmbH diesbezüglich klingt vielversprechend. Davon wird in Zukunft sicher auch die Firma UNTHA profitieren und die Entwicklungen werden dazu beitragen, dass wir noch schneller und effizienter in unseren Prozessen werden.
Hancioglu: Die Projekterfahrung der eigenen Mitarbeiter und die Branchenkenntnisse haben sehr geholfen. Was wir hervorheben können, ist der Variantenkonfigurator von SIVAS. In diesem Bereich hat unser Kunde das firmeninterne Know-how auch sehr gut umgesetzt.
Keckeis: Für das von UNTHA gewählte mehrstufige Auswahlverfahren wurden zunächst auf Basis von definierten Bewertungskriterien sechs Anbieter zu halbtägigen Anbieterpräsentationen inklusive Betriebsbesichtigungen und in Folge zwei Anbieter zu mehrtätigen Prozessworkshops eingeladen. Im Rahmen dieser Workshops konnten die Anbieter den Leistungsumfang auf Basis von Use Cases inklusive definierter Stammdaten präsentieren sowie Ihre Beratungskompetenz in der Branche darstellen. Zu den Stärken der von UNTHA gewählten Software der schrempp edv GmbH zählen sicherlich der Branchenfokus des ERP-Systems, das Know-how der Berater sowie der klare Fokus auf den Kunden.
Was waren bei diesem ERP-Projekt die größten Herausforderungen und wie konnten Sie diese lösen? Wie rasch wurde das neue System von den
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert?
Hofer: Wir haben mehr als 25 Jahre mit dem alten System gearbeitet. Unsere Mitarbeiter hatten sich natürlich daran gewöhnt und Veränderungen sind kurzfristig immer mit Aufwand verbunden. In der Projektphase hat sich dann auch noch die Organisation verändert und dies hat dazu geführt, dass sich auch die Sollprozesse sehr stark gegenüber früher geändert haben. Diese geänderten Prozesse und ein komplett neues ERP-System haben die Implementierung sowie Umstellung für die Mitarbeiter erschwert, und führten schon zu dem einen oder anderen Konflikt. Wir haben ständig versucht die Vorteile der neuen Arbeitsweise und des neuen Systems herauszustreichen und durch die stete Optimierung wurde die Akzeptanz im Laufe der Zeit immer besser. Wichtig war uns auch stets, dass die Mitarbeiter verstehen lernen, dass diese Veränderungen Vorteile für das gesamte Unternehmen bringen, auch wenn es für den einzelnen möglicherweise erst einmal etwas Mehraufwand bedeutet. Die Akzeptanz war in den verschiedensten Abteilungen unterschiedlich. In manchen Bereichen ging es sehr schnell, und in manchen ging es etwas langsamer und mühevoller. Teilweise kam auch Widerstand und nicht jeder konnte sich sofort mit dem neuen System anfreunden. Natürlich ist da nicht jeder Mitarbeiter gleich und die Veränderungen waren teilweise schon enorm. Es gab auch Bereiche, in welchen vorher nur sehr wenig oder gar nicht im ERP gearbeitet haben.
Hancioglu: Herausfordernd waren die Grob- sowie Feinplanung, detailliert bis zur Montageplanung als Gesamtprozess inklusive der Personaleinsatzplanung. Hürden bei ERP-Projekten sind oft Detailverliebtheit, lange Diskussionen sowie das Unterschätzen der Altdatenübernahme – dies war in diesem Projekt allerdings perfekt.
Keckeis: Häufig treffen wir bei ERP-Projekten auf systemische, prozessuale, funktionale sowie teilweise auch auf organisatorische Herausforderungen. Um diesen Herausforderungen bestmöglich begegnen zu können, haben wir gemeinsam mit UNTHA Soll-Prozesse entwickelt. Gerade bei der Entwicklung solcher Soll-Prozesse muss das Ziel und der Fokus sehr gut definiert sein. Bei prozessualen/funktionalen und organisatorischen Herausforderungen gilt es Themen wie „Das haben wir immer schon so gemacht“, „Das lösen wir dann im neuen System“ sowie „Das ist ja eh Standard“ sehr gut herauszuarbeiten.
Im Projekt von UNTHA wurden gleich mehrere Ziele verfolgt, wie die Entwicklung von neuen ERP-fähigen Prozessen, die Fokussierung auf das Tagesgeschäft, die Ableitung von Anforderungen, die Definition von Prozesslogiken sowie Prozess-Regelwerken und die Steigerung „ERP-Fähigkeit“ der Key User.
Wie lange dauerte die Implementierung der ERP-Software?
Hofer: Die Implementierung selbst hat nicht ganz ein Jahr gedauert. Mitte Dezember 2018 wurden die Alt-Daten in ein Schulungssystem übernommen und Mitte Jänner 2019 wurde mit den Implementierungsworkshops begonnen. Der ursprünglich geplante Go-live wurde von 2.1.2020 zur Erleichterung des Echtstarts um einen Monat auf 2.12.2019 vorverlegt. Dieser Termin konnte problemlos eingehalten werden und wir waren vom ersten Tag an voll geschäftsfähig.
Keckeis: Erfolgsfaktoren für die kurze Implementierungsdauer bei UNTHA waren sicherlich einerseits die intensive Erarbeitung der Soll-Prozesse, da entsprechend im Vorfeld in einem sehr hohen Ausmaß die Prozesslogiken und Regelwerke definiert wurden und andererseits die stringente Implementierungs-Vorgehensweise der schrempp edv GmbH. Bereits beim Kick-off zur Implementierung standen alle Termine inklusive einer Agenda zur Verfügung.
Haben Sie die alte und die neue Software parallel betrieben und wenn ja, wie haben Sie diesen abgewickelt?
Hofer: Ja. Alle neuen Aufträge mit Liefertermin im Jahr 2020 wurden vom Go-live an im SIVAS erfasst und auch die Bestellungen und Fertigungsaufträge dafür liefen schon über das Sivas. Dazu war ein ständiger Abgleich der beiden Systeme betreffend Lagerbestand und offener Aufträge und Bestellungen notwendig, welcher in der Nacht durchgeführt wurde. Alle Aufträge, die vor dem Go-live erstellt und schon begonnen wurden, und alle neuen Aufträge, die noch im Dezember ausgeliefert wurden, wurden noch im alten ERP-System abgewickelt. Die gesamten Lagerbuchungen für diese Aufträge wurde dann im Dezember noch durchgeführt somit konnte der Lagerbestand dann am 31. Dezember 2019 in das neue ERP-System übernommen werden. Wenn für einen Altauftrag dann trotzdem noch ein Material benötigt wurde, dann wurde dieses manuell im neuen System ausgebucht oder im Altsystem nochmals bestellt oder gefertigt. Uns war wichtig, dass wir mit 1. Dezember 2019 unser altes System mit einem kurzen Parallelbetrieb ablösen und dass wir schon einige zusätzliche Prozesse im neuen ERP abbilden konnten. Das ist uns gut gelungen und wir waren beim Go-live weiter als wir ursprünglich angenommen hatten.
Was spricht für die Zusammenarbeit mit einem Beratungsunternehmen und wie haben Sie diese bei diesem ERP-Projekt empfunden?
Hofer: Ein Blick von außen schadet nie, weil man nach vielen Jahren doch etwas „betriebsblind“ wird, und auch Veränderungen lassen sich leichter umsetzen, wenn der Input von außen kommt. Es hat auch Momente gegeben, wo wir intern nicht weitergekommen sind und da kann ein unabhängiges Unternehmen eine große Hilfe sein. Wir würden auf alle Fälle wieder diesen Weg wählen, wenn wir wieder vor so einer Entscheidung stehen. Die Zusammenarbeit mit der SIS Consulting GmbH war und ist sehr gut und partnerschaftlich. Wir haben da einen äußerst kompetenten und zuverlässigen Partner gefunden, der uns sowohl bei der Erarbeitung der Sollprozesse als auch bei der Auswahl eines geeigneten ERP-System und bei der Vertragsgestaltung hervorragend unterstützt hat. In der Implementierungsphase selbst konnten wir auch immer wieder auf Herrn Keckeis zurückgreifen, wenn sich Fragen zu den Prozessen aufgetan haben.
Hancioglu: Die Unabhängigkeit muss man unterstreichen. Nicht nur die Firmen, sondern auch die Softwareanbieter profitieren von der Zusammenarbeit. Durch eine exakte Definition der erforderlichen Prozesse spart man sich viel Zeit und Diskussionen. Die Methode der Teilprozessabnahmen und Endabnahme bietet erhebliche Potenziale in punkto Zeit, Ärger und am Ende auch an Geld.
Welchen Rat möchten Sie Unternehmen geben, die überlegen, ein neues ERP-System einzuführen?
Hofer: Ich denke, dass es auf alle Fälle Sinn macht, sich im Vorfeld, bevor man mit dem Auswahlprozess beginnt, die Sollprozesse intensiv anzusehen und diese auch kritisch zu hinterfragen. Vor allem bei den Workshops in der Implementierungsphase hat uns das sehr geholfen, da wir hier dann klare Vorstellungen und Vorgaben hatten und diese dann einfach und schnell umgesetzt werden konnten. Zusätzlich ist es auch wichtig, dass die Key User auch dementsprechend Zeit bekommen, ihre Aufgaben zu erledigen und das System zu testen. Es muss hier klar definiert und kommuniziert werden, wie viel Zeit diese dafür zur Verfügung haben.
Keckeis: ERP Systeme sind in einer digitalisierten Geschäftswelt das Rückgrat jeden Unternehmens. Entsprechend ist eine adäquate Auswahl und Evaluierung obligatorisch. Zudem ist es ratsam, im Vorfeld der Auswahl und Evaluierung Prozesse und Abläufe in einer sinnvollen Tiefe zu hinterfragen und gegebenenfalls Soll-Prozesse zu entwickeln.
Hancioglu: Das Wissen kommt in der Regel nicht von innen, die Erfahrung schon. Deshalb nicht scheuen, externes Wissen und Beratung zu verlangen. Das Ziel definieren. Vom Ziel rückwärts die Strategie bestimmen und mit der heutigen Strategie vergleichen. Prozesse festhalten und deren Richtigkeit, und Häufigkeit analysieren. Mit den richtigen Projekt- und Teilprojektleitern anfangen. Die Macher und nicht die Schönredner einsetzen.
Was möchten Sie den Leserinnen und Lesern abschließend noch mitgeben?
Keckeis: Aus unserer Sicht ist eine klare ERP-Strategie die Basis für eine erfolgreiche ERP-Auswahl. Dann kann einerseits das für den Kunden passende Auswahl- und Evaluierungsvorgehen entwickelt und definiert werden. Zudem empfehle ich, im Vorfeld der Auswahl und Evaluierung eines neuen Systems Prozesse und Abläufe in einer sinnvollen Tiefe zu hinterfragen und sofern notwendig, Soll-Prozesse inklusive Prozesslogiken und Prozess-Regelwerken zu entwickeln.
Hofer: Wir haben in einem Projekt über einen Zeitraum von fast drei Jahren alle Termine einhalten können. Das funktioniert nur, wenn alle beteiligten Personen an einem Strang ziehen und für Veränderungen offen sind. Motivierte Key User und zuverlässige und kompetente Partner sind für den Erfolg so eines Vorhabens die Basis, aber letztendlich muss jeder einzelne Mitarbeiter – von der Geschäftsleitung bis zum Lehrling – seinen Teil dazu beitragen, damit so ein Projekt dauerhaft den Erfolg bringt, den man sich bei Projektstart erhofft und wünscht.
Vielen Dank für das Interview!
Dieser Fachartikel wurde im ERP Booklet 2022 veröffentlicht.
ERP Booklet 2022
Herausgeber: SIS Consulting GmbH, Innsbruck
Verlag: ADV Handelsgesellschaft m.b.H., Wien
Taschenbuch, Softcover, 148 x 210 mm
144 Seiten, Farbe
ISBN: 978-3-901198-34-2
www.erp-booklet.com
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